Notifikácie o objednávkach do Slacku: 4 spôsoby

Nové objednávky z e-shopu sa do Slacku dajú dostať štyrmi spôsobmi: preposlaním e-mailu, automatizačnou službou typu Zapier, vlastným prepojením webhooku e-shopu so Slack incoming webhookom, alebo hotovým doplnkom. Prvé dva sú najrýchlejšie na rozbehnutie, tretí je najlacnejší a štvrtý najmenej pracný. Nižšie je rozpísané, čo každý z nich znamená v praxi, ako vytvoriť Slack webhook a čo do správy dať.

Aké sú možnosti, ako poslať objednávky do Slacku?

Spôsoby sa líšia tým, koľko práce máte na začiatku a koľko neskôr.

E-mail do Slacku. Slack vie prijímať poštu na adresu kanála, takže stačí v e-shope alebo v poštovom klientovi nastaviť preposielanie. Hotové je to za pár minút. Správa však v kanáli vyzerá ako celý e-mail, vrátane tela, ktoré nikto nechce čítať, a obsahuje zákazníkove údaje. Dá sa to použiť na vyskúšanie, na dlhodobú prevádzku zvyčajne nie.

Automatizačná služba. Zapier, Make alebo n8n vedia zobrať udalosť z e-shopu a poslať ju do Slacku. Správu si poskladáte sami a vyberiete, čo v nej bude. Cenou je ďalšie predplatné, ďalší účet na údržbu a limit na počet spustení, ktorý sa pri sezónnom vrchole ľahko vyčerpá.

Webhook e-shopu a Slack incoming webhook. Platforma pošle pri novej objednávke HTTP požiadavku, vy ju prijmete na vlastnom malom serveri, vyberiete polia a pošlete ich na adresu Slack webhooku. Máte plnú kontrolu a žiadne mesačné poplatky, ale niekto musí kód napísať, nasadiť, strážiť a opakovať neúspešné doručenia. Pri väčších e-shopoch sa to stáva samostatnou položkou údržby. Súvisiace úskalia sme rozobrali v článku CMS webhooky v praxi.

Hotový doplnok. Doplnok beží mimo e-shopu, prijíma udalosti od platformy a posiela ich do kanála. Nastavujete len cieľ a to, ktoré udalosti sa majú posielať. Je to najkratšia cesta, ak nechcete nič programovať.

Ktorý spôsob je vhodný, závisí od toho, či máte vývojára a koľko objednávok denne očakávate. Pri desiatich objednávkach týždenne postačí preposielanie. Pri sto denne už chcete spoľahlivosť a opakované doručenie.

Ako vytvoriť Slack incoming webhook?

Potrebujete oprávnenie pridávať aplikácie vo svojom Slack workspace. Postup trvá asi päť minút.

1. Otvorte stránku api.slack.com/apps a prihláste sa do workspace, do ktorého chcete správy posielať.
2. Kliknite na Create New App a vyberte možnosť From scratch.
3. Zadajte názov aplikácie, napríklad „Objednávky e-shopu”, a vyberte workspace.
4. V ľavom menu otvorte Incoming Webhooks a zapnite prepínač Activate Incoming Webhooks.
5. Dole na stránke kliknite na Add New Webhook to Workspace.
6. Vyberte kanál, do ktorého majú správy chodiť, a potvrďte tlačidlom Allow.
7. Skopírujte vygenerovanú adresu. Začína sa https://hooks.slack.com/services/ a pokračuje dlhým reťazcom znakov.

Táto adresa funguje ako heslo. Kto ju pozná, môže do kanála písať, preto ju nevkladajte do verejných repozitárov, tiketov ani do spoločných tabuliek. Ak uniknie, v nastaveniach aplikácie ju zrušte a vytvorte novú.

Jeden webhook patrí k jednému kanálu. Ak chcete mať objednávky a chyby oddelené, vytvorte dva webhooky.

Čo patrí do správy o objednávke?

Správa má odpovedať na otázku, či treba niečo urobiť, a to na prvý pohľad. Praktická výbava je krátka:

• číslo objednávky, aby sa dala v administrácii nájsť,
• celková suma s menou,
• počet položiek,
• spôsob platby, najmä či ide o dobierku alebo o už zaplatenú objednávku,
• spôsob dopravy, lebo od neho závisí, kto a ako balí.

Typický riadok potom vyzerá napríklad takto: „Nová objednávka #2025104482 · 64,90 € · 2 položky · karta · Packeta”.

Osobné údaje do správy nedávajte. Meno, adresa, e-mail a telefón zákazníka v tímovom chate nič neprinášajú a zväčšujú dosah, ak sa do kanála pridá niekto nový, alebo ak sa workspace exportuje. Na vybavenie objednávky stačí číslo, ktoré v administrácii otvorí všetko ostatné. Ak chcete zákazníka vedieť identifikovať aj v správe, zvážte aspoň iniciály a rozhodnite o tom vedome.

Ako udržať kanál použiteľný?

Kanál s objednávkami sa pokazí zvyčajne tým, že doň začne chodiť všetko.

• Založte samostatný kanál, napríklad #objednavky, a nepoužívajte hlavný tímový. V spoločnom kanáli sa upozornenia rýchlo stratia medzi bežnou konverzáciou.
• Posielajte len udalosti, na ktoré niekto reaguje: nová objednávka, storno, nezaplatená objednávka. Zmeny stavu, ktoré nikto nerieši, do kanála nepatria. Ktoré udalosti sa oplatí posielať a kam, rozoberá článok Ktorý kanál pre ktorú udalosť.
• Dohodnite si, kto objednávku „berie”. Stačí reakcia emoji pod správou. Bez pravidla sa každý spolieha na kolegu.
• Ak chodí viac ako pár desiatok správ denne, zvážte namiesto jednotlivých správ denný súhrn. Pri akciách ako Black Friday to ušetrí veľa posúvania v kanáli, ako to rozoberá článok Black Friday a upozornenia na objednávky.
• Stíšte kanál len na čas, kým sa nikto nemá rušiť, nie natrvalo. Trvalé stíšenie znamená, že upozornenie nikto nevidí.

Širší pohľad na to, prečo e-mail ako upozornenie zlyháva, je v článku Prečo e-mail nestačí ako upozornenie na objednávku.

Ako vyskúšať, že upozornenia fungujú?

Pred ostrou prevádzkou si overte tri veci.

Najprv samotný webhook. Pošlite na jeho adresu testovaciu požiadavku, napríklad z terminálu príkazom curl -X POST -H "Content-type: application/json" --data '{"text":"Test"}' ADRESA_WEBHOOKU. Ak sa v kanáli objaví správa „Test”, spojenie je v poriadku.

Potom celý reťazec. Vytvorte v e-shope testovaciu objednávku a skontrolujte, či sa v kanáli objavila s očakávanými poľami a v rozumnom čase. Skúste aj storno a nezaplatenú objednávku, ak ich posielate.

Nakoniec chybový stav. Čo sa stane, keď Slack krátko nie je dostupný? Dobré riešenie doručenie zopakuje, zlé správu potichu zahodí. Ako testovať udalosti bez skutočných objednávok je v článku Testovanie webhookov bez skutočných objednávok.

Ako to spraviť bez programovania?

Ak nechcete nič programovať, dá sa použiť náš doplnok Notify. Má deväť kanálov vrátane Slacku, päť typov udalostí a nevyžaduje zásah do šablóny e-shopu. V doplnku vložíte adresu Slack webhooku, ktorú ste získali podľa postupu vyššie, vyberiete udalosti a po uložení vám pošle skúšobnú správu do kanála. Číslo, sumu, počet položiek, platbu a dopravu číta z objednávky, meno zákazníka sa v správe objaví len vtedy, ak si to pre daný kanál zapnete, a neukladá sa.

Časté otázky

Je Slack webhook bezpečný? Adresa funguje ako heslo: kto ju získa, môže do kanála písať, ale nič z neho prečítať nemôže. Pri úniku ju zrušte a vytvorte novú.

Môžem posielať do viacerých kanálov? Áno, každý kanál má vlastný webhook.

Koľko správ denne je ešte rozumné? Záleží od tímu, ale ak kanál po týždni nikto nečíta, je ich priveľa. V takom prípade filtrujte udalosti alebo prejdite na denný súhrn.

Potrebujem pre Slack vývojára? Pri vlastnom webhooku áno, pri hotovom doplnku nie. Stačí vytvoriť webhook podľa krokov vyššie a vložiť jeho adresu.