Notifikace o objednávkách do Slacku: 4 způsoby

Nové objednávky z e-shopu se do Slacku dají dostat čtyřmi způsoby: přeposíláním e-mailu, automatizační službou typu Zapier, vlastním propojením webhooku e-shopu se Slack incoming webhookem, nebo hotovým doplňkem. První dva se rozjedou nejrychleji, třetí je nejlevnější a čtvrtý nejméně pracný. Níže je popsáno, co každý z nich znamená v praxi, jak vytvořit Slack webhook a co do zprávy patří.

Jaké jsou možnosti, jak poslat objednávky do Slacku?

Způsoby se liší tím, kolik práce máte na začátku a kolik později.

E-mail do Slacku. Slack umí přijímat poštu na adresu kanálu, takže stačí v e-shopu nebo v poštovním klientovi nastavit přeposílání. Hotovo je to za pár minut. Zpráva v kanálu ale vypadá jako celý e-mail včetně těla, které nikdo číst nechce, a obsahuje údaje zákazníka. Na vyzkoušení to jde, na dlouhodobý provoz zpravidla ne.

Automatizační služba. Zapier, Make nebo n8n umí vzít událost z e-shopu a poslat ji do Slacku. Zprávu si poskládáte sami a vyberete, co v ní bude. Cenou je další předplatné, další účet k údržbě a limit na počet spuštění, který se při sezónní špičce snadno vyčerpá.

Webhook e-shopu a Slack incoming webhook. Platforma při nové objednávce pošle HTTP požadavek, vy ho přijmete na vlastním malém serveru, vyberete pole a pošlete je na adresu Slack webhooku. Máte plnou kontrolu a žádné měsíční poplatky, ale někdo musí kód napsat, nasadit, hlídat a opakovat nedoručené zprávy. U větších e-shopů se z toho stává samostatná položka údržby. Související úskalí rozebírá článek CMS webhooky v praxi.

Hotový doplněk. Doplněk běží mimo e-shop, přijímá události od platformy a posílá je do kanálu. Nastavujete jen cíl a to, které události se mají posílat. Je to nejkratší cesta, pokud nechcete nic programovat.

Který způsob se hodí, záleží na tom, zda máte vývojáře a kolik objednávek denně čekáte. Při deseti objednávkách týdně stačí přeposílání. Při stovce denně už chcete spolehlivost a opakované doručení.

Jak vytvořit Slack incoming webhook?

Potřebujete oprávnění přidávat aplikace ve svém Slack workspace. Postup zabere asi pět minut.

1. Otevřete stránku api.slack.com/apps a přihlaste se do workspace, do kterého chcete zprávy posílat.
2. Klikněte na Create New App a vyberte možnost From scratch.
3. Zadejte název aplikace, například „Objednávky e-shopu”, a vyberte workspace.
4. V levém menu otevřete Incoming Webhooks a zapněte přepínač Activate Incoming Webhooks.
5. Dole na stránce klikněte na Add New Webhook to Workspace.
6. Vyberte kanál, do kterého mají zprávy chodit, a potvrďte tlačítkem Allow.
7. Zkopírujte vygenerovanou adresu. Začíná na https://hooks.slack.com/services/ a pokračuje dlouhým řetězcem znaků.

Tato adresa funguje jako heslo. Kdo ji zná, může do kanálu psát, proto ji nevkládejte do veřejných repozitářů, tiketů ani do sdílených tabulek. Pokud unikne, zrušte ji v nastavení aplikace a vytvořte novou.

Jeden webhook patří k jednomu kanálu. Chcete-li mít objednávky a chyby oddělené, vytvořte dva webhooky.

Co patří do zprávy o objednávce?

Zpráva má na první pohled odpovědět na otázku, zda je potřeba něco udělat. Praktická výbava je krátká:

• číslo objednávky, aby se dala v administraci najít,
• celková částka s měnou,
• počet položek,
• způsob platby, hlavně zda jde o dobírku, nebo už zaplacenou objednávku,
• způsob dopravy, protože na něm závisí, kdo a jak balí.

Typický řádek pak může vypadat takto: „Nová objednávka #2025104482 · 1 590 Kč · 2 položky · karta · Zásilkovna”.

Osobní údaje do zprávy nedávejte. Jméno, adresa, e-mail a telefon zákazníka nic nepřinášejí a zvětšují dosah, když se do kanálu přidá někdo nový nebo se workspace exportuje. K vyřízení objednávky stačí číslo, které v administraci otevře všechno ostatní. Pokud chcete zákazníka poznat i ve zprávě, zvažte aspoň iniciály a rozhodněte o tom vědomě.

Jak udržet kanál použitelný?

Kanál s objednávkami se obvykle pokazí tím, že do něj začne chodit všechno.

• Založte samostatný kanál, například #objednavky, a nepoužívejte hlavní týmový. Ve společném kanálu se upozornění rychle ztratí mezi běžnou konverzací.
• Posílejte jen události, na které někdo reaguje: nová objednávka, storno, nezaplacená objednávka. Změny stavu, které nikdo neřeší, do kanálu nepatří. Které události stojí za poslání a kam, rozebírá článek Který kanál pro kterou událost.
• Domluvte se, kdo objednávku „bere”. Stačí reakce emoji pod zprávou. Bez pravidla se každý spoléhá na kolegu.
• Chodí-li víc než pár desítek zpráv denně, zvažte místo jednotlivých zpráv denní souhrn. U akcí typu Black Friday to ušetří hodně rolování kanálem, jak ukazuje článek Black Friday a upozornění na objednávky.
• Kanál ztlumte jen na dobu, kdy se nemá nikdo rušit, ne natrvalo. Trvalé ztlumení znamená, že upozornění nikdo nevidí.

Širší pohled na to, proč e-mail jako upozornění selhává, je v článku Proč e-mail nestačí jako upozornění na objednávku.

Jak ověřit, že upozornění fungují?

Před ostrým provozem si ověřte tři věci.

Nejdřív samotný webhook. Pošlete na jeho adresu testovací požadavek, například z terminálu příkazem curl -X POST -H "Content-type: application/json" --data '{"text":"Test"}' ADRESA_WEBHOOKU. Pokud se v kanálu objeví zpráva „Test”, spojení je v pořádku.

Pak celý řetězec. Vytvořte v e-shopu testovací objednávku a zkontrolujte, zda se v kanálu objevila s očekávanými poli a v rozumném čase. Vyzkoušejte i storno a nezaplacenou objednávku, pokud je posíláte.

Nakonec chybový stav. Co se stane, když je Slack krátce nedostupný? Dobré řešení doručení zopakuje, špatné zprávu tiše zahodí. Jak testovat události bez skutečných objednávek, popisuje článek Testování webhooků bez skutečných objednávek.

Jak to udělat bez programování?

Pokud nechcete nic programovat, dá se použít náš doplněk Notify. Má devět kanálů včetně Slacku, pět typů událostí a nevyžaduje zásah do šablony e-shopu. V doplňku vložíte adresu Slack webhooku, kterou jste získali podle postupu výše, vyberete události a po uložení vám do kanálu pošle zkušební zprávu. Číslo, částku, počet položek, platbu a dopravu čte z objednávky, jméno zákazníka se ve zprávě objeví jen tehdy, když si to pro daný kanál zapnete, a neukládá se.

Časté otázky

Je Slack webhook bezpečný? Adresa funguje jako heslo: kdo ji získá, může do kanálu psát, ale nic z něj přečíst nemůže. Při úniku ji zrušte a vytvořte novou.

Mohu posílat do více kanálů? Ano, každý kanál má vlastní webhook.

Kolik zpráv denně je ještě rozumných? Záleží na týmu, ale pokud kanál po týdnu nikdo nečte, je jich příliš. V takovém případě filtrujte události nebo přejděte na denní souhrn.

Potřebuji pro Slack vývojáře? U vlastního webhooku ano, u hotového doplňku ne. Stačí vytvořit webhook podle kroků výše a vložit jeho adresu.