GDPR e-shop: osobné údaje v notifikáciách objednávok

Upozornenie na objednávku nemusí obsahovať meno, adresu ani telefón zákazníka. Na to, aby sa zbalil správny balík, stačí číslo objednávky, suma, počet položiek, spôsob platby a doprava. Všetko ostatné je osobný údaj, ktorý by ste mali posielať ďalej len vtedy, keď na to máte dôvod. Tento článok je všeobecná informácia, nie právne poradenstvo. Ak si nie ste istí, ako to platí pre váš e-shop, overte si to u právnika alebo zodpovednej osoby.

Aké osobné údaje sa dostanú do notifikácie o objednávke?

CMS systém pri každej objednávke odošle e-mail, ktorý býva úplný: meno a priezvisko, doručovacia a fakturačná adresa, telefón, e-mail, poznámka zákazníka a často aj zoznam položiek. Z pohľadu GDPR je to súbor osobných údajov a každé miesto, kam sa skopíruje, je ďalšie miesto, o ktorom musíte vedieť.

Najčastejšie sa kópie objavia mimo e-shopu. Objednávku niekto preposiela do tímového chatu, aby ju videl aj sklad. Iný kolega ju vkladá do tabuľky, z ktorej sa tlačia štítky. Tretí si ju nechá v súkromnej schránke, lebo „sa to hodí”. Každá z týchto kópií žije vlastným životom a nikto ju nemaže.

Prečo je riskantné posielať celé objednávky do chatu alebo tabuľky?

Chatové nástroje a tabuľky majú uľahčovať spoluprácu a prístup k zákazníckym údajom v nich zvyčajne nikto nehlieda. Správu v kanáli vidí každý člen, vrátane brigádnika alebo externého účtovníka, ktorého ste tam pridali pred rokom. História sa zvyčajne uchováva neobmedzene a vyhľadávanie ju sprístupní každému, kto sa naučí napísať meno zákazníka.

Pridáva sa k tomu to, že tieto nástroje majú vlastných poskytovateľov, často mimo EÚ. Každý z nich je ďalší sprostredkovateľ vo vašom reťazci. Ak zákazník požiada o výmaz, musíte vedieť, kde všade jeho údaje sú, a v chate sa po nich ťažko hľadá.

Tabuľky majú ešte jeden problém: exportujú sa, sťahujú na súkromné počítače a posielajú e-mailom. Z jednej kópie sa rýchlo stane desať.

Čo znamená minimalizácia údajov pri upozorneniach?

GDPR požaduje, aby ste spracúvali len údaje, ktoré na daný účel naozaj potrebujete. Účel upozornenia je jednoduchý: tím sa má dozvedieť, že prišla objednávka a čo s ňou treba urobiť. Na to stačí:

• číslo objednávky, podľa ktorého ju v administrácii otvoríte,
• celková suma a mena, aby ste videli, či ide o veľkú objednávku,
• počet položiek, ktorý napovie, koľko práce to bude,
• spôsob platby, aby bolo jasné, či je objednávka zaplatená alebo ide o dobierku,
• spôsob dopravy, podľa ktorého sa balík zaradí.

Keď niekto potrebuje meno alebo adresu, otvorí objednávku v administrácii. Tam sú údaje chránené prihlásením, rolami a históriou prístupu, a nikto nemá ďalšiu kópiu. Ak chcete vedieť, ktoré udalosti sú vôbec hodné upozornenia, pomôže článok Ktoré zmeny stavu objednávky stoja za upozornenie.

Kto je pri notifikáciách sprostredkovateľ?

Vy ste prevádzkovateľ: rozhodujete, prečo a ako sa údaje zákazníkov spracúvajú. Každý, kto ich spracúva vo vašom mene, je sprostredkovateľ. Pri notifikáciách je to najčastejšie dodávateľ doplnku, ale aj poskytovateľ chatu, SMS brány alebo e-mailovej služby, cez ktorú správa putuje.

S každým sprostredkovateľom potrebujete zmluvu o spracúvaní osobných údajov a mali by ste vedieť, kde sú údaje uložené a či ich spracúva ďalší subdodávateľ. Zoznam sprostredkovateľov je dobré mať v dokumentácii spracovateľských činností, aby ste ho vedeli ukázať pri kontrole alebo žiadosti zákazníka.

Ako dlho uchovávať údaje a ako ich mazať?

Platí jednoduché pravidlo: osobné údaje sa držia, kým je na to dôvod. Údaje v účtovných dokladoch majú zákonnú lehotu a patria do e-shopu a účtovníctva. Upozornenie v chate žiadny takýto dôvod nemá. Keď objednávku vybavíte, kópia v kanáli už nikomu neslúži.

Preto je rozumné:

• nastaviť v chatovom nástroji automatické mazanie starých správ, alebo posielať len údaje bez osobných identifikátorov,
• nemať tabuľky s objednávkami mimo systému, z ktorého sa dajú spravovať,
• vedieť, ako zákazníkovi vyhovieť pri žiadosti o výmaz, a to aj v pomocných nástrojoch.

Najjednoduchšie je zabrániť vzniku kópií hneď na začiatku. Čo sa neposlalo, nemusíte mazať.

Čo sa pýtať dodávateľa doplnku k notifikáciám?

Pred inštaláciou akéhokoľvek doplnku, ktorý číta objednávky, si pripravte otázky. Zodpovedať by ich mal dodávateľ písomne, ideálne v zásadách spracúvania údajov alebo v zmluve.

• Kde sú údaje uložené a v ktorej krajine sídli poskytovateľ hostingu?
• Ktoré polia z objednávky doplnok číta a ktoré z nich ukladá?
• Ukladá sa meno, e-mail, telefón alebo adresa zákazníka? Ak áno, na ako dlho?
• Obsahujú logy alebo chybové hlásenia telo objednávky?
• Ako sú chránené prístupové kľúče k vášmu e-shopu a k chatovým kanálom?
• Kto sú ďalší sprostredkovatelia a môžete ich vidieť v zozname?
• Čo sa stane s údajmi po odinštalovaní doplnku a dokedy ich dodávateľ zmaže?
• Môžete požiadať o výmaz skôr a komu napíšete?
• Podpíšete zmluvu o spracúvaní osobných údajov?

Ak dodávateľ na niektorú otázku neodpovie jasne, berte to ako informáciu o tom, ako s údajmi zaobchádza.

Ako s týmto pracuje Notify?

Notify je navrhnutý tak, aby sa osobné údaje do upozornení nedostávali. Z objednávky číta číslo, sumu a menu, počet položiek, spôsob platby, dopravu a stav. Meno, e-mail, telefón, adresu ani položky objednávky si neukladá. Meno zákazníka sa v správe zobrazí len vtedy, keď si ho pre konkrétny kanál výslovne zapnete, a ani vtedy sa neukladá.

Servery sú v EÚ, prístupové kľúče sú v databáze šifrované a po odinštalovaní doplnku sa dáta e-shopu mažú do 30 dní. Záznam o doručených správach sa drží 30 dní a neobsahuje osobné údaje. Ako sa jednotlivé kanály líšia, rozoberá článok Ktorý kanál pre ktorú udalosť a prečo e-mail ako upozornenie nestačí, popisuje tento text.

Časté otázky

Musím dať zákazníkovi vedieť, že jeho údaje idú do chatu?

Ak sa osobné údaje zákazníkov posielajú do ďalšieho nástroja, mali by byť v zásadách spracúvania osobných údajov uvedení príjemcovia alebo ich kategórie. Najjednoduchšie je posielať do chatu len údaje bez identifikátorov, potom sa tento problém neotvára. Presné povinnosti si overte u právnika.

Je telefónne číslo zákazníka osobný údaj aj v SMS upozornení pre tím?

Áno. Akýkoľvek údaj, ktorým sa dá zákazník identifikovať alebo kontaktovať, je osobný údaj, bez ohľadu na to, v akej správe sa nachádza.

Čo ak už mám v chate roky objednávok s menami?

Rozhodnite sa, či ich je potrebné uchovávať, a ak nie, zmažte ich alebo nastavte automatické mazanie. Do budúcnosti zmeňte upozornenia tak, aby obsahovali len číslo, sumu a spôsob dopravy.

Čo sa stane s dátami po odinštalovaní doplnku?

Spýtajte sa dodávateľa vopred. Notify dáta e-shopu maže do 30 dní od odinštalovania. U iných doplnkov si lehotu a rozsah mazania vyžiadajte písomne.

Ak chcete mať upozornenia na objednávky bez zbytočných osobných údajov, pozrite si Notify pre Upgates. Do vášho tímu posiela číslo objednávky, sumu, platbu a dopravu.