GDPR webshop: személyes adatok a rendelési értesítésekben

A rendelési értesítésnek nem kell tartalmaznia a vásárló nevét, címét vagy telefonszámát. A megfelelő csomag összekészítéséhez elég a rendelésszám, az összeg, a tételek száma, a fizetési és a szállítási mód. Minden más személyes adat, amelyet csak akkor érdemes továbbadni, ha van rá oka. Ez a cikk általános tájékoztatás, nem jogi tanácsadás. Ha bizonytalan abban, hogy a szabályok hogyan vonatkoznak a webshopjára, kérdezzen meg egy jogászt vagy az adatvédelmi tisztviselőt.

Milyen személyes adatok kerülnek a rendelési értesítésbe?

A webshopmotor minden rendelésről küld egy e-mailt, amely általában teljes: vezeték- és keresztnév, szállítási és számlázási cím, telefonszám, e-mail-cím, a vásárló megjegyzése és gyakran a tételek listája is. A GDPR szempontjából ez személyes adatok összessége, és minden hely, ahová átmásolják, egy újabb hely, amelyről tudnia kell.

A másolatok leggyakrabban a webshopon kívül jelennek meg. Valaki továbbítja a rendelést a csapat csevegőcsatornájába, hogy a raktár is lássa. Egy másik kolléga beilleszti egy táblázatba, amelyből a címkék készülnek. A harmadik a saját postafiókjában tartja, mert még jól jöhet. Ezek a másolatok önálló életet élnek, és senki nem törli őket.

Miért kockázatos a teljes rendeléseket chatbe vagy táblázatba küldeni?

A csevegőeszközök és a táblázatok az együttműködést könnyítik meg, és az ügyféladatokhoz való hozzáférést bennük általában senki nem ellenőrzi. Az üzenetet a csatorna minden tagja látja, a diák és a külső könyvelő is, akit egy éve hozzáadtak. Az előzmények többnyire korlátlan ideig megmaradnak, a keresés pedig bárkinek előhozza őket, aki beírja a vásárló nevét.

Ezeknek az eszközöknek saját szolgáltatójuk van, gyakran az EU-n kívül. Mindegyik egy újabb adatfeldolgozó a láncban. Ha a vásárló törlést kér, tudnia kell, hol van még az adata, egy csevegési előzményben pedig nehéz keresni.

A táblázatoknak külön gondjuk is van: exportálják, privát gépekre töltik le és e-mailben küldözgetik őket. Egy másolatból gyorsan tíz lesz.

Mit jelent az adattakarékosság a rendelési értesítéseknél?

A GDPR azt kéri, hogy csak azokat az adatokat kezelje, amelyekre az adott célhoz valóban szüksége van. Az értesítés célja egyszerű: a csapat megtudja, hogy rendelés érkezett, és mit kell vele tenni. Ehhez elég:

• a rendelésszám, amellyel megnyithatja az adminisztrációban,
• a végösszeg és a pénznem, hogy felismerje a nagy rendelést,
• a tételek száma, amiből látszik, mennyi munka lesz vele,
• a fizetési mód, hogy egyértelmű legyen, kifizetett-e a rendelés vagy utánvétes,
• a szállítási mód, amely alapján a csomag besorolható.

Aki nevet vagy címet szeretne látni, megnyitja a rendelést az adminisztrációban. Ott az adatokat bejelentkezés, jogosultsági szintek és hozzáférési napló védi, és senkinél nincs újabb másolat. Hogy mely események érdemelnek egyáltalán értesítést, azt a Melyik rendelésállapot-változás érdemel értesítést cikk tárgyalja.

Ki az adatfeldolgozó az értesítéseknél?

Ön az adatkezelő: Ön dönti el, miért és hogyan kezelik a vásárlók adatait. Mindenki, aki az Ön nevében kezeli őket, adatfeldolgozó. Az értesítéseknél ez leggyakrabban a bővítmény fejlesztője, de a csevegőeszköz, az SMS-átjáró vagy az e-mail-szolgáltatás üzemeltetője is, amelyen az üzenet átmegy.

Minden adatfeldolgozóval szüksége van adatfeldolgozási szerződésre, és tudnia kell, hol tárolják az adatokat, és kezeli-e őket további alvállalkozó. Az adatfeldolgozók listáját érdemes az adatkezelési tevékenységek nyilvántartásában tartani, hogy ellenőrzéskor vagy vásárlói kérésnél bemutathassa.

Mennyi ideig tárolja az adatokat, és hogyan törölje őket?

Az egyszerű szabály az, hogy a személyes adatot addig tartja meg, amíg van rá oka. A számviteli bizonylatokon lévő adatokra törvényes megőrzési idő vonatkozik, és a webshopban meg a könyvelésben van a helyük. A csevegőcsatornában lévő értesítésnek nincs ilyen oka. Ha a rendelést elintézte, a csatornában lévő másolat már senkinek nem kell.

Ezért érdemes:

• a csevegőeszközben beállítani a régi üzenetek automatikus törlését, vagy csak azonosítók nélküli adatot küldeni,
• nem tartani rendelési táblázatokat azon a rendszeren kívül, ahol kezelhetők,
• tudni, hogyan teljesítene egy törlési kérelmet, a segédeszközökben is.

A legegyszerűbb a másolatok keletkezését már az elején megakadályozni. Amit nem küldtek el, azt nem kell törölni.

Mit kérdezzen a bővítmény fejlesztőjétől telepítés előtt?

Mielőtt bármilyen, rendeléseket olvasó bővítményt telepít, készítsen kérdéseket. A fejlesztőnek írásban kell válaszolnia, lehetőleg az adatkezelési tájékoztatóban vagy a szerződésben.

• Hol tárolják az adatokat, és melyik országban működik a tárhelyszolgáltató?
• A rendelés mely mezőit olvassa a bővítmény, és melyeket tárolja?
• Tárolják a vásárló nevét, e-mail-címét, telefonszámát vagy címét? Ha igen, meddig?
• Tartalmazzák a naplók vagy a hibajelentések a rendelés tartalmát?
• Hogyan védik a webshophoz és a csevegőcsatornákhoz tartozó hozzáférési kulcsokat?
• Kik a további adatfeldolgozók, és látható-e a listájuk?
• Mi történik az adatokkal a bővítmény eltávolítása után, és meddig törli őket a fejlesztő?
• Kérhet korábbi törlést, és kinek írhat?
• Aláírja a fejlesztő az adatfeldolgozási szerződést?

Ha a fejlesztő valamelyik kérdésre nem válaszol egyértelműen, az információ arról, hogyan bánik az adatokkal.

Hogyan kezeli ezt a Notify?

A Notify úgy készült, hogy személyes adat ne kerüljön az értesítésekbe. A rendelésből a számot, az összeget és a pénznemet, a tételek számát, a fizetési és a szállítási módot, valamint az állapotot olvassa. A rendelés nevét, e-mail-címét, telefonszámát, címét és tételeit nem tárolja. A vásárló neve csak akkor jelenik meg az üzenetben, ha egy adott csatornához kifejezetten bekapcsolja, és ilyenkor sem tárolja el.

A szerverek az EU-ban vannak, a hozzáférési kulcsok titkosítva vannak az adatbázisban, a webshop adatai pedig a bővítmény eltávolítása után 30 napon belül törlődnek. A kézbesített üzenetek naplóját 30 napig őrzi, személyes adatot nem tartalmaz. A csatornák különbségeiről a Melyik csatorna melyik eseményhez cikk szól, azt pedig, hogy az e-mail miért kevés értesítésnek, ez a szöveg fejti ki.

Gyakori kérdések

Tájékoztatnom kell a vásárlót, hogy az adatai csevegőbe kerülnek?

Ha a vásárlók személyes adatait egy másik eszközbe küldi, az adatkezelési tájékoztatóban fel kell tüntetni a címzetteket vagy a címzettek kategóriáit. A legegyszerűbb, ha a csevegőbe csak azonosítók nélküli adatot küld, akkor a kérdés nem merül fel. A pontos kötelezettségeket egyeztesse jogásszal.

A vásárló telefonszáma személyes adat a csapatnak küldött SMS-értesítésben is?

Igen. Bármely adat, amellyel a vásárló azonosítható vagy elérhető, személyes adat, függetlenül attól, milyen üzenetben szerepel.

Mi van, ha a csevegőben évek óta ott vannak a nevekkel ellátott rendelések?

Döntse el, szükséges-e megőriznie őket. Ha nem, törölje vagy állítson be automatikus törlést. A jövőre nézve alakítsa át az értesítéseket úgy, hogy csak a számot, az összeget és a szállítási módot tartalmazzák.

Mi történik az adatokkal a bővítmény eltávolítása után?

Kérdezze meg előre a fejlesztőt. A Notify a webshop adatait az eltávolítástól számított 30 napon belül törli. Más bővítményeknél kérje írásban a törlés határidejét és körét.

Ha felesleges személyes adatok nélkül szeretne rendelési értesítéseket, nézze meg a Notify Upgateshez oldalt. A csapatának a rendelésszámot, az összeget, a fizetési és a szállítási módot küldi.