GDPR e-shop: osobní údaje v notifikacích objednávek

Upozornění na objednávku nemusí obsahovat jméno, adresu ani telefon zákazníka. K tomu, aby se zabalil správný balík, stačí číslo objednávky, částka, počet položek, způsob platby a doprava. Všechno ostatní jsou osobní údaje, které byste měli posílat dál jen tehdy, když k tomu máte důvod. Tento článek je obecná informace, nikoli právní poradenství. Pokud si nejste jistí, jak to platí pro váš e-shop, ověřte si to u právníka nebo pověřence.

Jaké osobní údaje se dostanou do notifikace o objednávce?

CMS systém při každé objednávce odešle e-mail, který bývá úplný: jméno a příjmení, doručovací a fakturační adresa, telefon, e-mail, poznámka zákazníka a často i seznam položek. Z pohledu GDPR je to soubor osobních údajů a každé místo, kam se zkopíruje, je další místo, o kterém musíte vědět.

Nejčastěji se kopie objevují mimo e-shop. Objednávku někdo přeposílá do týmového chatu, aby ji viděl i sklad. Jiný kolega ji vkládá do tabulky, ze které se tisknou štítky. Třetí si ji nechá v soukromé schránce, protože se to může hodit. Každá z těchto kopií žije vlastním životem a nikdo ji nemaže.

Proč je riskantní posílat celé objednávky do chatu nebo tabulky?

Chatové nástroje a tabulky mají usnadňovat spolupráci a přístup k zákaznickým údajům v nich obvykle nikdo nehlídá. Zprávu v kanálu vidí každý člen, včetně brigádníka nebo externího účetního, kterého jste tam přidali před rokem. Historie se většinou uchovává neomezeně a vyhledávání ji zpřístupní každému, kdo napíše jméno zákazníka.

Navíc mají tyto nástroje vlastní poskytovatele, často mimo EU. Každý z nich je další zpracovatel ve vašem řetězci. Když zákazník požádá o výmaz, musíte vědět, kde všude jeho údaje jsou, a v chatu se po nich hledá špatně.

Tabulky mají ještě jeden problém: exportují se, stahují na soukromé počítače a posílají e-mailem. Z jedné kopie je rychle deset.

Co znamená minimalizace údajů u upozornění?

GDPR vyžaduje, abyste zpracovávali jen údaje, které pro daný účel skutečně potřebujete. Účel upozornění je jednoduchý: tým se má dozvědět, že přišla objednávka a co s ní je potřeba udělat. K tomu stačí:

• číslo objednávky, podle kterého ji v administraci otevřete,
• celková částka a měna, abyste poznali velkou objednávku,
• počet položek, který napoví, kolik to bude práce,
• způsob platby, aby bylo jasné, zda je objednávka zaplacená, nebo jde o dobírku,
• způsob dopravy, podle kterého se balík zařadí.

Kdo potřebuje jméno nebo adresu, otevře objednávku v administraci. Tam jsou údaje chráněné přihlášením, rolemi a historií přístupů a nikdo nemá další kopii. Které události vůbec stojí za upozornění, popisuje článek Které změny stavu objednávky stojí za upozornění.

Kdo je u notifikací zpracovatel?

Vy jste správce: rozhodujete, proč a jak se údaje zákazníků zpracovávají. Každý, kdo je zpracovává vaším jménem, je zpracovatel. U notifikací je to nejčastěji dodavatel doplňku, ale také poskytovatel chatu, SMS brány nebo e-mailové služby, kterou zpráva prochází.

S každým zpracovatelem potřebujete smlouvu o zpracování osobních údajů a měli byste vědět, kde jsou údaje uložené a zda je zpracovává další subdodavatel. Seznam zpracovatelů je dobré mít v záznamech o činnostech zpracování, abyste ho uměli ukázat při kontrole nebo žádosti zákazníka.

Jak dlouho údaje uchovávat a jak je mazat?

Platí jednoduché pravidlo: osobní údaje se drží, dokud je k tomu důvod. Údaje v účetních dokladech mají zákonnou lhůtu a patří do e-shopu a účetnictví. Upozornění v chatu takový důvod nemá. Když objednávku vyřídíte, kopie v kanálu už nikomu neslouží.

Proto je rozumné:

• nastavit v chatovém nástroji automatické mazání starých zpráv, nebo posílat jen údaje bez osobních identifikátorů,
• nemít tabulky s objednávkami mimo systém, ze kterého se dají spravovat,
• vědět, jak vyhovět zákazníkovi při žádosti o výmaz, a to i v pomocných nástrojích.

Nejjednodušší je vznik kopií zabránit hned na začátku. Co se neposlalo, nemusíte mazat.

Na co se ptát dodavatele doplňku pro notifikace?

Před instalací jakéhokoli doplňku, který čte objednávky, si připravte otázky. Dodavatel by na ně měl odpovědět písemně, ideálně v zásadách zpracování údajů nebo ve smlouvě.

• Kde jsou údaje uložené a v jaké zemi sídlí poskytovatel hostingu?
• Která pole z objednávky doplněk čte a která z nich ukládá?
• Ukládá se jméno, e-mail, telefon nebo adresa zákazníka? Pokud ano, na jak dlouho?
• Obsahují logy nebo chybová hlášení tělo objednávky?
• Jak jsou chráněné přístupové klíče k vašemu e-shopu a k chatovým kanálům?
• Kdo jsou další zpracovatelé a můžete je vidět v seznamu?
• Co se stane s údaji po odinstalaci doplňku a dokdy je dodavatel smaže?
• Můžete požádat o dřívější výmaz a komu napíšete?
• Podepíšete smlouvu o zpracování osobních údajů?

Pokud dodavatel na některou otázku neodpoví jasně, je to informace o tom, jak s údaji zachází.

Jak s tím pracuje Notify?

Notify je navržený tak, aby se osobní údaje do upozornění nedostávaly. Z objednávky čte číslo, částku a měnu, počet položek, způsob platby, dopravu a stav. Jméno, e-mail, telefon, adresu ani položky objednávky neukládá. Jméno zákazníka se ve zprávě zobrazí jen tehdy, když si ho pro konkrétní kanál výslovně zapnete, a ani tehdy se neukládá.

Servery jsou v EU, přístupové klíče jsou v databázi šifrované a po odinstalaci doplňku se data e-shopu mažou do 30 dnů. Záznam o doručených zprávách se drží 30 dnů a neobsahuje osobní údaje. Čím se jednotlivé kanály liší, rozebírá článek Který kanál pro kterou událost a proč e-mail jako upozornění nestačí, popisuje tento text.

Časté otázky

Musím zákazníkovi dát vědět, že jeho údaje jdou do chatu?

Pokud se osobní údaje zákazníků posílají do dalšího nástroje, měli by být v zásadách zpracování osobních údajů uvedeni příjemci nebo jejich kategorie. Nejjednodušší je posílat do chatu jen údaje bez identifikátorů, pak se tento problém neotevírá. Přesné povinnosti si ověřte u právníka.

Je telefonní číslo zákazníka osobní údaj i v SMS upozornění pro tým?

Ano. Jakýkoli údaj, kterým lze zákazníka identifikovat nebo kontaktovat, je osobní údaj, bez ohledu na to, v jaké zprávě se nachází.

Co když mám v chatu roky objednávek se jmény?

Rozhodněte, zda je nutné je uchovávat, a pokud ne, smažte je nebo nastavte automatické mazání. Do budoucna upravte upozornění tak, aby obsahovala jen číslo, částku a způsob dopravy.

Co se stane s daty po odinstalaci doplňku?

Zeptejte se dodavatele předem. Notify data e-shopu maže do 30 dnů od odinstalace. U jiných doplňků si lhůtu a rozsah mazání vyžádejte písemně.

Pokud chcete upozornění na objednávky bez zbytečných osobních údajů, podívejte se na Notify pro Upgates. Do vašeho týmu posílá číslo objednávky, částku, platbu a dopravu.