Black Friday elmaradt rendelések nélkül: így állítsa be az értesítéseket

Black Fridayen a rendeléseket fel lehet dolgozni. Azok az értesítések mondanak csődöt, amelyek egész évben jól működtek. Napi öt rendelésnél mindegyiket látja. Ötvennél a chat fél óra alatt megtelik, az emberek elnémítják, és a valódi hiba, amely végül megjelenik benne, senkit sem ébreszt fel.

Bonyolult megoldás nem kell hozzá, néhány döntés elég. Jobb nyugodtan, ezen a héten meghozni őket, mint pénteken reggel nyolckor.

Válassza szét, mi igényel beavatkozást, és mi csak információ

A rendelések többsége nem igényel semmit. A kifizetett rendelés kitöltött címmel magától feldolgozódik, vagy a raktár sorrendben becsomagolja. Embert az kíván, ami elakad: a ki nem fizetett rendelés, a sikertelen fizetés, a szállítási probléma, a leállás.

A gyakorlatban a felosztás így néz ki:

• Egy csatorna kizárólag azoknak a dolgoknak, amelyeket valakinek meg kell oldania. Kis forgalom, minden üzenetnek van gazdája. Ezt a csatornát senki nem némítja el, mert nincs benne zaj.
• Egy napi összesítő mindenre, ami marad: rendelések száma, bevétel, a feldolgozatlanok száma. Reggel és este elolvassák, senki nem kel fel miatta.
• E-mailes archívum, ha később vissza kell nézni, mi történt.

A hétköznapokhoz képest szigorúbbnak kell lennie. Aki Black Friday alatt minden rendelést a fő csatornában hagy, az szombaton takarítani fogja azt a csatornát, nem olvasni.

Döntse el, ki mit visz

A gazdátlan értesítés olyan üzenet, amelyet mindenki látott, és senki nem vett át. A csúcs előtt írjon egy-egy mondatot minden eseménytípushoz:

• ki nem fizetett rendelés: ki keresi meg a vevőt, és meddig,
• sikertelen fizetés vagy szállítási hiba: ki kezeli,
• a webáruház vagy a fizetési átjáró leállása: ki hív, és kit.

Ezt a listát elég kitűzni a csatornába. Kis csapatban gyakran ugyanaz a név áll mindenhol. Ez rendben van, csak mondják ki hangosan, hogy tiszta legyen, ki melyik napon van soron.

Csendes órák és műszakváltás

A hajnali háromkor csörgő telefon csak akkor ér valamit, ha olyan dolog miatt szól, ami reggelig elromolhat. Egy új rendelés nem ilyen. Döntsenek előre:

• éjszaka csak valódi leállás küld üzenetet, a többi a reggeli összesítőre vár,
• hétvégén egy ügyeletes van, és mindenki tudja, ki az,
• műszakváltáskor az ügyeletet kimondottan átadják, nem bízzák arra, hogy „valahogy majd lesz”.

Az értesítési lehetőségek alapvető áttekintését megtalálja a Hogyan értesüljön azonnal az új rendelésről című cikkben. Itt feltételezzük, hogy a csatorna már megvan, és az a kérdés, hogyan marad olvasható a csúcs idején.

Próbálja ki egy héttel előbb

A beállítást leggyakrabban először terhelés alatt tesztelik. Az akció előtti héten érdemes végigmenni ezeken:

1. Hozzon létre egy próbarendelést, és ellenőrizze, hogy az üzenet a megfelelő csatornába érkezik, nem a régibe.
2. Kapcsoljon ki szándékosan egy célszolgáltatást, és nézze meg, értesül-e róla.
3. Kérjen meg egy kollégát, aki nem foglalkozott a beállítással, hogy mondja meg, mi nem érthető neki a csatornában.
4. Ellenőrizze, hogy a napi összesítő olyankor érkezik, amikor tényleg elolvassák.

Fél óra próba megspórol egy óra tűzoltást, amikor a vevők maguktól jelentkeznek.

Amikor a forgalom tízszeresére ugrik

Még egy jól felkészült csapat is túlterheltnek érezheti magát az akció első órájában. Néhány egyszerű lépés segít:

• Ne lazítson a szabályokon. A „küldjünk mindent a csatornába, hadd lássuk a tempót” ötlet tönkreteszi a csatornát. A tempó az összesítőben is látszik.
• Rövidítse az összesítő időközét. Egy napi helyett átmenetileg lehet kétóránként vagy háromóránként összesítő. Még mindig néhány üzenet, nem több száz.
• Figyelje a csendet. Ha egy olyan órában, amikor általában jönnek a rendelések, semmi nem érkezik, az fontosabb hír bármelyik egyedi rendelésnél.
• Az akció után tegyen rendet. Állítsa vissza a szabályokat, és jegyezze fel, mi okozott fennakadást. Jövőre ez lesz a pontos teendőlista.

Zárásként

Akció idején az segít, ha minden üzenetnek van címzettje, és senkinek nem kell találgatnia, mi fontos. Ha ehhez külön alkalmazást szeretne, a Notify kilenc csatornába küldi az eseményeket, és kiválasztható, melyik hova érkezzen. A CMS-ében a webáruház sablonjának módosítása nélkül fut, így akár néhány nappal a csúcs előtt is beállíthatja.