Otázka vyzerá triviálne, kým e-shop nemá tri objednávky denne, ale desať. Vtedy sa ukáže, že „vieme o objednávke” a „vie o nej ten, kto ju má zabaliť” sú dve rôzne veci — a rozdiel medzi nimi sa meria v hodinách.
Prakticky sa dá vybrať z piatich možností. Každá má svoje miesto, žiadna nie je univerzálna.
1. E-mail z e-shopu
Predvolené riešenie a najhoršie z nich, ak má slúžiť ako upozornenie. Mieša sa s ostatnou poštou, má jedného adresáta a na mobile je väčšinou stíšený. Podrobne sme to rozobrali v článku Prečo e-mail nestačí ako upozornenie na objednávku.
Zmysel má ako archív a ako denný súhrn. Ako budík nie.
2. Mobilná aplikácia administrácie
Funguje a je zadarmo. Dva háčiky: notifikáciu vidí len ten, kto má appku prihlásenú, a nedá sa v nej rozlíšiť, čo je dôležité. Buď zvoní všetko, alebo nič. Pri jednom človeku, ktorý balí aj predáva, to stačí. Pri tíme sa to rozpadá na otázku „videl si to?“.
3. SMS
Doručí sa vždy a zobudí aj v noci. Za každú správu sa platí, text je krátky a odpovedať sa na ňu nedá. Rozumné použitie je úzke: objednávka nad určitou sumou, alebo výpadok, o ktorom sa musíte dozvedieť aj cez víkend. Ako kanál pre každú objednávku je to drahé a otravné.
4. Tímový chat
Slack, Teams, Discord, Telegram. Kanál, v ktorom tím aj tak celý deň je, správa sa dá komentovať, priradiť a je vidieť, kto ju už vzal. Notifikácie sa dajú nastaviť podľa kanála, takže sa nemusí umlčať všetko naraz.
Nevýhoda je jediná a stojí za pomenovanie: keď do hlavného tímového kanála pustíte každú udalosť, ľudia si ho po týždni stíšia a ste tam, kde pri e-maile. Preto samostatný kanál a len udalosti, ktoré vyžadujú akciu.
5. Vlastný webhook
Ak už máte interný systém — skladový, expedičný, tabuľku, ktorá riadi tlač štítkov — je najlepšie doručiť dáta priamo tam. Vyžaduje to niekoho, kto to napíše a bude udržiavať, ale odmenou je, že objednávka nikde nečaká na človeka.
Čo si všímať pri výbere
Bez ohľadu na kanál sa oplatí položiť štyri otázky:
- Kto to uvidí? Ak je odpoveď „jeden konkrétny človek”, máte jeden bod zlyhania menom dovolenka.
- Dá sa stíšiť hluk bez stíšenia signálu? Ak nie, po mesiaci bude stíšené všetko.
- Čo sa stane, keď cieľová služba spadne? Dobrá integrácia to skúsi znova a povie vám, že sa nepodarilo doručiť. Zlá udalosť potichu zahodí.
- Dozviete sa aj to, že sa nič nedeje? Trojhodinové ticho v čase, keď bežne chodia objednávky, býva drahšia informácia než ktorákoľvek jednotlivá objednávka.
Odporúčanie
Pre väčšinu e-shopov: chat pre udalosti, ktoré vyžadujú akciu, e-mail na archív a jeden denný súhrn. SMS si nechajte na výnimky, vlastný webhook má zmysel až vtedy, keď máte systém, do ktorého ho pripojiť.
Takto je postavený náš doplnok Notify: deväť kanálov, päť typov udalostí a výber, ktoré z nich kam chodia. Vo vašom CMS beží bez zásahu do šablóny e-shopu.